Wat is Google Workspace (voorheen bekend als Google G Suite)? 

Google Workspace is de nieuwe naam voorheen door het leven ging als Google G Suite. Google Workspace is de ideale tool om in de cloud te werken, alles wat je nodig hebt zit erin: 

  • Gmail
  • Google Agenda (Calendar)
  • Google Chat
  • Google Drive 
  • Google Meet
  • Google Docs
  • Google Sheets
  • Google Presentaties
  • Google Formulieren 

In 2019 is wat toen G Suite heette hernoemd naar Google Workspace. Het betrof hier vooral een naamswijziging, de functionaliteiten zijn hetzelfde gebleven en in verloop van tijd steeds verder uitgebreid. Welke functionaliteiten heeft Google Workspace en wat kan je ermee?

In de YouTube video hierboven vertelt Michael Linszen, commercieel directeur van Cloudcarrier, over Google Workspace.

Wat kan je met Gmail in Google Workspace?

Grote kans dat jij al een Gmail account hebt? Gmail is een gratis email service van Google en wordt wereldwijd veel gebruikt. Daar waar iedereen gratis een Gmail account kan aanmaken is Google Workspace een betaalde e-mail service welke op enkele punten verschilt van de gratis versie. 

Als je een gratis Gmail account aanmaakt dan krijg je een “@gmail.com” email adres. Voor zakelijk gebruik ziet dit er voor de ontvanger niet professioneel uit. Als je gebruik maakt van een Google Workspace licentie dan krijg je een keurig zakelijk email adres met als extensie je bedrijfs domeinnaam. In ons geval is dat bijvoorbeeld een “@cloudcarrier.nl” adres.

Een ander verschil tussen een betaalde Google Workspace licentie en een gratis Gmail account is dat een zakelijk account advertentie-vrij is. In de inbox van je gratis Gmail adres vind je regelmatig reclame terug bovenin je inbox en/of in de vorm van een banner. Iets wat natuurlijk niet wenselijk is als je je e-mail voor zakelijke doeleinden gebruikt.

Last but not least krijg je met de zakelijke versie betere voorwaarden ten aanzien van je privacy. Bij de gratis versie van Gmail is de data van Google. Bij de betaalde versie ben je als bedrijf zelf eigenaar en faciliteert Google alleen maar. Een wezenlijk verschil dus. Tevens staat Google bekend om zijn uitmuntende beveiligingsmaatregelen zoals bijvoorbeeld tweestapsverificatie en anti spam maatregelen.

De beschikbaarheid van de servers van Google is de afgelopen jaren meer dan 99,9% gebleken. Je bent er dus van verzekerd dat je 24 uur per dag, 7 dagen per week en 365 dagen per jaar kunt beschikken over je gegevens. 

Wat is Google Chat in Google Workspace?

Google Chat (voorheen Google Hangouts) is een relatief nieuwe feature van Google Workspace waarmee je kunt chatten of kunt (video)bellen met je collega’s, maar ook met externe partijen. 

Google Chat maakt het mogelijk om korte tekstberichten te versturen naar collega’s of klanten. Je zou het kunnen vergelijken met het versturen van bijvoorbeeld Whatsapp berichten. Soms is een kort berichtje handiger dan het versturen van een e-mail of te (bellen). Hoe fijn is het dat je een zakelijke chat applicaties hebt voor jou en je collega’s en niet afhankelijk bent van een privacy onveilige app zoals whatsapp.

Daarnaast is het met Google Chat ook mogelijk om te (video)bellen. Met 1 klik kun je heel simpel een Google Meet link in een Google Chat meegeven waarmee alle ontvangers makkelijk kunnen deelnemen aan dezelfde meeting door op de link in de chat te klikken. Dit werkt zowel op je computer als op je mobiele telefoon.

Je kunt Google Chat in Google Workspace zien als een virtuele ontmoetingsplek. Het is mogelijk om 1-op-1 met mensen te chatten maar het is ook mogelijk om chatgesprekken te hebben met meerdere personen tegelijk. Door het gebruikt van Google Chat kunnen mensen overal en altijd samenwerken. Of je nou op kantoor bent of thuis, je staat altijd met elkaar in contact. 

Deze virtuele ontmoetingsplek heeft tevens de optie om voor gedefinieerde ruimtes aan te maken. Om even bij het voorbeeld van Whatsapp te blijven kun je dit vergelijken met het aanmaken van Whatsapp groepen. Het aanmaken van speciale ruimtes maakt het mogelijk om met daarvoor relevante personen een conversatie te houden. Denk bijvoorbeeld aan het aanmaken van een management groep, een operationele groep of een groep waarin nieuwsberichten worden gedeeld.

Belangrijk om te vermelden is dat ondanks dat Google Chat heel veel van dezelfde functionaliteiten lijkt te hebben als Whatsapp er wel degelijk grote verschillen zijn tussen beide applicaties. Whatsapp is onderdeel van Facebook en deelt ook gegevens met Facebook wat privacy (of gebrek daaraan) een issue maakt. Daarnaast zijn de beheersmaatregelen van Whatsapp vergeleken met Google Workspace zeer beperkt en zijn er geen integraties met andere Google Workspace onderdelen zoals Gmail of de Google Kalender. 

Wat kun je met Google Kalender (of Google Agenda) in Google Workspace?

Google Kalender wordt gebruikt als applicatie om je eigen agenda en maar ook die van collega’s te beheren of in te zien. 

De uitgebreide functionaliteiten die Google Agenda biedt dragen eraan bij dat je met deze Google Workspace feature perfect samen kunt werken met je collega’s en klanten. De kalender maakt het bijvoorbeeld heel makkelijk om de beschikbaarheid van mensen die je wilt uitnodigen te checken en vervolgens ook meteen uit te nodigen. Bijvoorbeeld met meteen een Google Meet uitnodiging erin. 

Werk je samen in een team en is het belangrijk dat je elkaars beschikbaarheid kan checken. Google Agenda maakt het makkelijk om groepsagenda’s te maken en te beheren maar ook om direct afspraken te maken in de agenda’s van je collega’s. 

Welke voordelen biedt Google Drive? 

Om goed te kunnen samenwerken is Google Drive een essentieel onderdeel van Google Workspace. Google Drive maakt het mogelijk om bestanden op te slaan in de cloud in plaats van lokaal op je computer. Door in de cloud bestanden op te slaan kun je altijd en vanaf iedere plek en apparaat bij je bestanden. Je bent dus niet meer afhankelijk van het fysiek meenemen van je computer. 

Naast het voordeel van Google Drive dat je overal vandaan kunt werken zorgen goede back-ups ervoor dat je data altijd veilig is. Het is een goed beveiligde online oplossing voor het opslaan van je bestanden. 

Naast het opslaan van je eigen bestanden is het met Google Drive mogelijk een Gedeelde Drive aan te maken waarop je met al je collega’s op dezelfde schijf kunt samenwerken zonder dat hier fysieke opslag mogelijkheden voor nodig hebt. 

Hoe vaak ben je weleens op zoek geweest naar een een bepaald bestand op je computer maar kon je deze niet (goed) vinden? Met hetzelfde gemak als je het internet afstruint door in Google een zoekopdracht in te voeren kun je ook bestanden zoeken in Google Drive. 

Wat is Google Meet in Google Workspace?

De Google Meet functionaliteit in Google Workspace is videobellen van Google. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om zowel binnen als buiten je bedrijf te beeldbellen. Dit kan zowel een 1-op-1 gesprek zijn als een 1-op-n of zelfs n-op-n gesprek. 

Nu mensen steeds vaker afwisselen tussen het werken vanuit huis en het werken vanuit kantoor is de behoefte steeds groter om makkelijk met elkaar in contact te komen. Natuurlijk is bellen altijd nog een optie maar beeldbellen via Google Meet voegt toch wat extra’s toe. Elkaars gezicht uitdrukking kunnen zien in een gesprek geeft toch een andere ervaring dan ‘normaal’ bellen. 

Het starten van een nieuwe Google Meet vergadering is simpel, met 1 druk op de knop open je een nieuwe vergadering via meet.google.com. Ook kun je zoals eerder beschreven een Google Meet uitnodiging via je agenda versturen zodat je een toekomstig gesprek alvast kunt plannen

Wat is Google Workspace? |Gmail | Google Chat | Google Drive | Google Docs | Google Sheets

Wat zijn Google Documenten (Google Docs)? 

Google Documenten is Google’s tegenhanger van Microsoft’s Word. Het is een tekstbewerkingsprogramma die volledig cloud based is. Hierdoor kun je altijd en overal werken aan je documenten.

Groot voordeel van Google Docs is dat je met meerdere personen tegelijk in hetzelfde document kunt werken. Je kunt letterlijk zien wat anderen typen terwijl je bezig bent en het is ook mogelijk om commentaar en mogelijke correcties aan te geven in documenten. Deze applicatie is dus ideaal om met je collega’s samen te werken.

Met Google Documenten heb je nooit meer het probleem dat je bestand verloren gaat omdat je deze niet hebt opgeslagen. De laatste versie wordt namelijk altijd bewaard en je hebt altijd inzichtelijk welke revisies er door wie zijn gedaan. Hierdoor kun je bijvoorbeeld ook een eerdere versie van het document terugzetten en gaat er dus nooit informatie verloren.

Nieuwe functies zoals het goedkeuren van een bepaalde versie van een document en het toevoegen van smart chips om informatie te krijgen over mensen, datums en gebeurtenissen laat zien dat Google Docs nog helemaal niet stilstaat  en nog volop in ontwikkeling is.

Wat kun je met Google Sheets?

Net zoals Google Documenten de tegenhanger is van Microsoft Word, is Google Sheets de tegenhanger van Microsoft Excel. Met Google Sheets kun je spreadsheets maken en is ook volledig cloud based. Hierdoor kun je altijd en overal werken aan je documenten.

De voordelen van Google Sheets zijn dezelfde als van Google Docs. Ook met Google Sheets is het mogelijk om met meerdere personen tegelijk in hetzelfde document te werken. Je kunt letterlijk zien wat anderen typen terwijl je bezig bent en het is ook mogelijk om commentaar en mogelijke correcties aan te geven in documenten. 

Met Google Sheets heb je nooit meer het probleem dat je bestand verloren gaat omdat je niet hebt opgeslagen. De laatste versie wordt namelijk altijd bewaard en je hebt altijd inzichtelijk welke revisies er door wie zijn gedaan. Hierdoor kun je bijvoorbeeld ook een eerdere versie van het document terugzetten en gaat er dus nooit informatie verloren

Wat is/zijn Google Presentaties?

Wil je spetterende presentaties geven aan je collega’s en je klanten? Gebruik dan Google Presentaties, de tegenhanger van Microsoft Powerpoint. Het is een programma om presentaties te maken die volledig cloud based is. Hierdoor kun je altijd en overal werken aan je documenten.

Ook met Google Presentaties is het mogelijk om met meerdere personen tegelijk in hetzelfde document te werken. Je kunt letterlijk zien wat anderen typen terwijl je bezig bent en het is ook mogelijk om commentaar en mogelijke correcties aan te geven in documenten. 

Met Google Presentaties heb je nooit meer het probleem dat je bestand verloren gaat omdat je niet hebt opgeslagen. De laatste versie wordt namelijk altijd bewaard en je hebt altijd inzichtelijk welke revisies er door wie zijn gedaan. Hierdoor kun je bijvoorbeeld ook een eerdere versie van het document terugzetten en gaat er dus nooit informatie verloren. 

Waarvoor kun je Google Formulieren gebruiken? 

Met Google Formulieren is het mogelijk om in een handomdraai enquêtes en formulieren te maken. Deze kun je bijvoorbeeld gebruiken om op je website te zetten of gebruiken om naar klanten te sturen voor een klanttevredenheids onderzoek. 

In tegenstelling tot Google Documenten, Google Sheets en Google Presentaties is Google Formulieren wat minder bekend bij het grote publiek. Google Formulieren is heel makkelijk te koppelen aan bijvoorbeeld Google Sheets. Dit biedt de mogelijkheid om data die in een formulier wordt ingevuld rechtstreeks in een Google Sheet te zetten die vervolgens weer gebruikt kan worden voor analyses of rapportages. 

Wil je meer weten over Google Workspace?

Als officiële Google Partner kun je rechtstreeks bij Cloudcarrier een licentie aanschaffen. Het grote voordeel van Cloudcarrier ten opzichte van concurrenten is dat we niet alleen officieel partner zijn maar ook volledige ondersteuning bieden door onze professionele servicedesk. 

Overweeg je een overstap naar Google Workspace te maken? Wij bieden diverse Google Workspace abonnementen aan waarmee je gebruik kunt maken van alle Google apps die in dit stuk beschreven staan. Als je voor je aanschaf eerst de voordelen van alle Google Workspace apps zelf wilt ontdekken dan kun je gebruik maken van onze kosteloze proefperiode van 30 dagen. 

Bel vrijblijvend met 088 25 22 010 dan beantwoorden we met plezier alle vragen die je hebt. Je kunt ook mailen naar [email protected] dan bellen we jou zo snel mogelijk terug.