Het is 5 voor 8, maandagochtend. Je bent vroeg, zoals elke week. Typisch voor een Office Manager en gelukkig ben je echt een ochtendmens. Rustig opstarten is altijd prettig. Eerst post sorteren, nog even een snelle systeemcheck en alvast twee laptops leeghalen en dan kan de dag weer beginnen. Geen stress. Dit keer is het echter anders, er staat al iemand voor de deur. Het blijkt een nieuwe collega te zijn van marketing. Niet de eerste keer dat jij van niets weet. En dat terwijl er protocollen zijn. De Office Manager lost het wel weer op. Alsof iemand anders zijn werkplek gaat voorbereiden. Daar gaat je rustige ochtend.
Waarom de Office Manager niet zonder Apple kan
05 jul
Of ze nu komen of gaan, bij zowel onboarding als offboarding heeft niet alleen HR, maar ook de Office Manager met IT in het pakket een aantal belangrijke taken. Toch gaat het vaak mis met de voorbereiding. Wat gaat er dan niet goed? Simpel. Het proces ontbreekt. Een paar dagen voor de nieuwe medewerker begint wordt er tussen Human Resources en management vaak nog gesproken over wie alles regelt. Iemand roept “ik regel het wel”, maar in praktijk slipt het ertussendoor. En dan opeens staat die werknemer op de afdeling. Een bureau vrijmaken lukt nog wel en natuurlijk worden die kaart en mok met snoepjes of bos bloemen nog even neergezet, maar die nieuwe MacBook, tja, die heb je niet zo snel. Bovendien is alleen de laptop niet genoeg.
Je krijgt maar 1 kans voor een tweede indruk
De eerste kennismaking voor nieuwe werknemers met de organisatie is natuurlijk de sollicitatieprocedure. De kandidaat is blij, nieuwe baan, nieuwe kansen. Maar wat nu als de tweede indruk niet zo goed is? Die werkplek moet wel kloppen namelijk. Dus vooraf gaan we aan de slag met minimaal de volgende vraagstukken:
- Welke laptop of computer moet er worden besteld?
- Wat zijn de exacte gegevens van de nieuwe medewerker? Begin maar eens met de voornaam én achternaam, het huidige e-mailadres en telefoonnummer en de nieuwe functie.
- Hoe ziet de Google Workspace eruit? Welke koppelingen en apps zijn belangrijk?
- Welke rechten moeten worden toegekend en in welke mappen moet de nieuwe medewerker kunnen werken?
- Welke printers moeten worden geïnstalleerd of verbonden?
Het is heel irritant als je MacBook of iPhone nog niet werkt
Dit klinkt allemaal simpel en compleet logisch. Toch gaat het in de praktijk regelmatig mis. De verkeerde laptop wordt besteld, hij is er te laat of hij is helemaal nog niet voorbereid. Op kantoor zijn de meeste van deze zaken nog wel te tackelen, maar voor de thuiswerkers wordt het nog vervelender. Dan wil je lekker remote werken en dan werken de koppelingen niet vanwege het ontbreken van wachtwoorden of toegang. En we hoeven je niet uit te leggen hoe irritant dat kan zijn.
Een andere veel voorkomende uitdaging is het toekennen van e-mailadressen. Met een clubje van een paar mensen is het doorgaans prima te doen om alleen voornamen te gebruiken. De scale-ups weten dat het daarna snel anders kan worden. Opeens zit je met twee Fleurs en 3 Mo’s. Als de eerste er dan al een tijd zit, dan is dat mailadres even veranderen niet per definitie een goed idee. Denk daar dus van tevoren over na en neem geen risico.
Efficiënt werkplekbeheer begint bij de voorbereiding
Voor die Office Manager, IT-er, of Systeembeheerder is er een manier om al die irritatie en frustratie te voorkomen: een gestandaardiseerd on- en offboardingsproces. Michael Linzen van Cloudcarrier legt uit hoe dat in zijn werk gaat. “Wij creëren een onboarding formulier via Google Forms voor onze klanten en maken het zo aangenaam mogelijk voor de nieuwe medewerker. Wij hoeven zelfs geen informatie meer uit te vragen, krijgen de opdracht automatisch binnen en zorgen voor de bestelling. De nieuwe MacBook wordt in de week voorafgaande aan de start op kantoor of thuis afgeleverd. Sealed and delivered. Toffe kaart erbij met een korte uitleg en dan voelt dat echt als een luxe cadeau. Want een nieuw Apple product uitpakken is natuurlijk een klein feestje.” Als de laptop wordt opengeklapt, dan maakt deze verbinding met het thuis- of kantoornetwerk. Er wordt gevraagd wie je bent. Aan de hand van het zakelijke e-mailadres herkent de computer de gegevens en koppelt deze direct aan het bedrijfsaccount met de juiste rechten en apps en webapplicaties.
Apple devices die via het Device Enrollment Program (DEP) worden aangeschaft worden direct gekoppeld aan de Apple Business Manager (ABM) waardoor het apparaat meteen toegevoegd en geconfigureerd wordt in de Mobile Device Management (MDM) software.
“Als werknemer zie je vervolgens het logo van je nieuwe werkgever en wordt je complete MacBook gevuld met de juiste Apps en instellingen. Dit geldt trouwens ook voor je iPhone of iPad. “
Op het scherm wordt aangegeven: ‘we zijn je MacBook aan het voorbereiden’. De snelkoppelingen worden automatisch gemaakt en de icoontjes worden op het scherm toegevoegd, of verwijderd. Zaken als Adobe en Photoshop worden dus gewoon toegevoegd als de licenties kloppen en ook de digitale handtekening onder de mail wordt direct aangemaakt. De voortgang is bovendien live te zien en dat smoelt niet alleen behoorlijk goed, maar het zorgt ook voor vertrouwen en voor een geweldige tweede indruk. Sterker nog, het straalt* af – pun intended – op de hele organisatie.“ Bij onboarding wordt dus je netwerk, MacBook en Google Workspace goed ingericht. Ik hoor je denken “en die printers dan?” Ja die worden via de Mosyle MDM ook gewoon naar je MacBook gepusht. Vanaf moment één kan er geprint worden.
Vergeet de OFFboarding niet
En als het een keer zover is dat je van een collega afscheid neemt? Wat gebeurt er dan? “Het is opvallend hoe vaak dit niet professioneel wordt afgehandeld. In veel gevallen is een werknemer nog een aantal weken of maanden aan het werk voordat de laatste werkdag aanbreekt. Maar welke afspraken maak je daarover? Welke rechten heeft de werknemer nog, hoe zorg je ervoor dat niet alle data wordt gekopieerd of verwijderd? Hoe zorg je dat voor een veilig afscheid en wanneer krijg je de hardware weer terug? Een iPhone of MacBook is best wat waard en ook muizen, docking stations en opladers wil je niet zomaar meegeven.”
“PAS HET ONBOARDING EN OFFBOARDING BELEID AAN OP HET DNA VAN JE BEDRIJF”
“Zorg ook bij het afscheid nemen van elkaar voor een helder beschreven proces met duidelijke afspraken. Een bruikleenovereenkomst aan de voorkant gaat zeker helpen”, benadrukt Linszen. “Mijn ideale situatie bij de beëindiging van een contract? De persoon gaat direct op non-actief of mag nog wat werk doen met zeer beperkte rechten binnen het ICT landschap. Belangrijk is dat je het belang voor de organisatie in gedachten houdt. En pas je beleid aan op het dna van je bedrijf.”
“Offboarden moet je deskundig aanpakken. Door Google Workspace als Single Sign On (ook wel SSO genoemd) platform in te zetten, schakel je makkelijk alle rechten uit van medewerker die vertrekt. Op die manier hoef je niet in paniek alle wachtwoorden te resetten. Door simpelweg in Google Workspace de gebruiker te blokkeren, kan deze niet alleen meer in zijn of haar mail, maar ook niet in apps zoals Office en online opslag systemen. We gebruiken bovendien SSO om op MacBooks in te loggen. SSO is ideaal voor een medewerker, die hoeft niet tientallen verschillende inlog combinaties te onthouden. Maar ook voor de organisatie werkt het perfect om snel te offboarden.”
“Het belangrijkste is dat er beleid is op dit vlak. Dat er een goed overzicht wordt gemaakt van de noodzakelijke handelingen en keuzes bij de aanname van nieuw personeel en het afscheid van vertrekkende collega’s. Dat investeren kost tijd en aandacht, maar het levert al heel snel meer op dan het kostte. En dat is dan weer een lekkere Apple voor de dorst.