Wil je bestanden (tijdelijk) delen via Google Drive? Er zijn meerdere mogelijkheden om bestanden te delen. Daarnaast kun je per geval dat je bestanden of mappen deelt ook instellen welke bevoegdheden mensen met wie je deelt hebben. Mogen ze alleen lezen of mogen ze ook bewerken? Is de toegang tijdelijk of permanent?
Welke mogelijkheden zijn er om bestanden en mappen te delen?
Bestanden delen met Google Drive kan op de volgende manieren:
- Permanent een hele map delen
- Permanent een specifiek bestand delen
- Tijdelijk een hele map delen
- Tijdelijk een specifiek bestand delen
Daar bovenop kun je tot in detail bepalen met wie je deelt. Je kunt ervoor kiezen te delen met specifieke mensen maar kunt er ook voor kiezen dat iedereen die de link ontvangt bij jouw documenten en/of mappen kan. Daarnaast kun je iedere keer als je een bestand of folder deelt ook bepalen of diegene met wie je deelt alleen mag lezen, reageren of ook mag bewerken.
Hoe deel je permanent mappen en bestanden?
Je kunt mappen of bestanden die op Google Drive staan delen met wie je zelf wilt. Het enige wat je hiervoor nodig hebt zijn de e mailadressen van degenen met wie je wilt delen. Om mappen en/of bestanden permanent te delen voet je de volgende stappen uit:
Stap 1: ga naar https://drive.google.com
Stap 2: navigeer naar de map of het bestand
Stap 3: klik met je rechtermuisklik op het document en ga naar ‘Delen’
Stap 4: Typ onder ‘Mensen’ het e-mailadres of de Google-discussiegroep waarmee je wilt delen.
Stap 5: Klik op de pijl-omlaag Pijl-omlaag om te kiezen hoe iemand de map mag gebruiken.
Stap 6: Klik op Verzenden. Er wordt een e-mail gestuurd naar de mensen met wie je de map hebt gedeeld.
Hoe kun je tijdelijk documenten delen met Google Drive?
Wat doe je met documenten die je tijdelijk met iemand wilt delen? Zet je een afspraak in je agenda om de deelinstellingen in te trekken of blijft het document voor altijd gedeeld? Met Google Drive kun je tijdelijk delen!
Het komt regelmatig voor dat je met mensen buiten jouw eigen organisatie samenwerkt. Het kan dan bijvoorbeeld handig zijn dat iedereen tegelijk in dezelfde spreadsheets en presentaties kan werken.
In de praktijk gebeurt het regelmatig dat als je eenmaal bestanden of mappen hebt gedeeld je vergeet deze autorisaties weer in te trekken. Daardoor hebben andere permanent toegang tot bestanden. Om dit te voorkomen is het ook mogelijk om bestanden tijdelijk te delen met Google Drive. Je kunt zelf bepalen hoe lang autorisaties geldig zijn waardoor naar verloop van tijd deze automatisch worden ingetrokken.
Hoe stel je dit in?
Het instellen van een tijdslimiet op het delen van een document of een map is heel simpel.
Stap 1: ga naar https://drive.google.com.
Stap 2: navigeer naar de map of het bestand
Stap 3: klik met je rechtermuisklik op het document en ga naar ‘Delen’
Stap 4: klik op geavanceerd en voeg een e-mail adres van de ontvanger toe en klik op Ok of verzenden.
Stap 5: Als je nu met je muis over de gebruiker heen gaat zie je een timer icon ontstaan. Klik hier op en stel de vervaltijd in.
Meer weten over Google Drive of Google Workspace?
Cloudcarrier is officieel Google Workspace partner. Onze experts beantwoorden dan ook graag alle vragen omtrent Google Workspace. Je kunt je vragen stellen door te bellen met 088 25 22 010 of te mailen naar info@cloudcarrier.nl.
