Hoe faciliteer je hybride werken in jouw bedrijf?

Hybride werken | Werkplekbeheer
21 nov

De afgelopen maanden heb je waarschijnlijk in enige vorm kennis gemaakt met een andere manier van werken dan dat je gewend was. Veel kantoorwerkers zijn ook met thuiswerken geïntroduceerd. Maar hoe faciliteer je hybride werken als bedrijf zijnde?

Nu bedrijven hebben geproefd van het hybride werken hebben de meeste organisaties deze nieuwe manier van werken volledig omarmd. Maar hoe pak je het concreet aan als de helft van jouw medewerkers thuis werkt, terwijl de andere helft op kantoor aanwezig is? Hoe werk je efficiënt en effectief samen, zonder dat je daadwerkelijk fysiek naast elkaar zit? Dat is een uitdaging maar zeker niet onmogelijk. Met een goede ICT oplossing is dit makkelijk in de praktijk te brengen.

Wil jij concrete handvatten hoe jij een hybride (thuis)werkplek faciliteert voor jezelf en je collega’s? In dit artikel staat beschreven wat je nodig hebt om hybride werken volledig te kunnen omarmen. Bekijk ook onderstaande video over de ideale thuiswerkplek.

Wat heb je nodig om hybride werken te kunnen faciliteren?

Er zijn een aantal zaken waar je over na moet denken over hoe jij je hybride werkplek faciliteert:

Fysieke werkplek

Met het nieuwe werken is het van belang dat je altijd en overal de beschikking hebt over je fysieke werkplek. Je kunt je voorstellen dat dagelijks een iMac van 9 kilo meezeulen naar kantoor geen pretje is. Daarom is één onderdeel van een hybride werkplek doorgaans een mobiel apparaat zoals een MacBook laptop of iPad tablet.

Om er voor te zorgen dat deze apparaten voldoen aan de meest recente veiligheids- en beheereisen dient jouw apparaat ingeschreven te zijn in een ‘Mobile Device Management’ (MDM) oplossing. Dit stelt jouw ICT beheerder in staat jouw MacBook of iPad op afstand te beheren, updaten en/of te wissen. Onder de verzamelnaam ICT beheer valt dit onder werkplekbeheer of systeembeheer.

Denk er ook aan dat je telefonisch zowel vast als mobiel bereikbaar wilt zijn op je zakelijke nummer. Gebruik je een telefooncentrale? Heb je een keuzemenu zodat jouw klanten direct bij de juiste afdeling uitkomen? Hebben jouw medewerkers allemaal een mobiele telefoon?

Het faciliteren van de digitale werkomgeving voor hybride werken is essentieel

Naast de fysieke werkplek dient ook je digitale mail-, agenda-, en cloudopslag oplossing het nieuwe hybride werken te faciliteren. Een oplossing zoals Google Workspace is hier een perfect voorbeeld van. Met Google Workspace kunnen collega’s op afstand met elkaar vergaderen via Google Meet, kun je in je agenda aangeven of je thuis of op kantoor werkt en kun je overal en altijd samenwerken via Google Drive, zonder dat je fysiek naast elkaar hoeft te zitten.

Maak duidelijke afspraken over de dagen dat medewerkers thuis werken

Naast deze praktische faciliteiten is het natuurlijk net zo belangrijk dat er als bedrijf afspraken worden gemaakt hoe hybride werken ingericht en ingedeeld wordt. Je kunt je voorstellen dat als alle collega’s op dezelfde dag thuiswerken er bijvoorbeeld niemand op kantoor is om een pakketje aan te nemen. Daarnaast kan het zijn dat als alle collega’s ineens bedenken om op dezelfde dag op kantoor te werken, er niet voldoende werkplekken aanwezig zijn.

Bij Cloudcarrier hebben we afgesproken dat een thuiswerkdag zelfstandig ingepland mag worden. Wel is het zo netjes om dit aan je directe collega’s door te geven, zodat ze weten dat je niet fysiek op je werk aanwezig bent. Zo kun je gemakkelijk een thuiswerkdag inplannen, maar zijn je collega’s wel op de hoogte.

Hoe ziet een thuiswerkdag er uit?

Is thuiswerken voor jou al gesneden koek? Misschien heb je nog nooit thuis gewerkt? We nemen je graag mee in een gemiddelde thuiswerkdag van een klant van Cloudcarrier.

7:00 – Je wekker gaat, maar je weet dat je een thuiswerkdag hebt. Je draait je dus nog lekker een keertje om, en gaat een half uurtje later dan normaal uit bed.
8:30 – Je klapt je laptop open met een vers kopje koffie. Je neemt de laatste mailtjes door om te zien of er belangrijke zaken zijn die direct opgepakt moeten worden.
9:00 – Je hebt een vergadering met je collega om je nieuwe project op te starten. Je opent Google Meet en neemt samen het projectdocument door. Je kunt je scherm eenvoudig delen en werkt tegelijkertijd in het Google Workspace projectdocument om alle wijzigingen door te voeren.
11:00 Je hebt de komende twee uur geen afspraken staan en besluit een uurtje eerder pauze te houden buiten de deur. Je krijgt een pop-up op je MacBook dat Cloudcarrier een belangrijke beveiligingsupdate heeft klaargezet via de ICT beheer oplossing en installeert deze.
11:45 – Je luncht op een terrasje en krijgt een zakelijk belletje op je mobiele telefoon. Met je Cloudcarrier Vast & Mobiel oplossing kun je deze gewoon vanaf je mobiele telefoon aannemen. Het blijkt een nieuwe lead te zijn, die je door je snelle optreden hiermee hebt binnengehaald.
12:30 – Je hebt je laptop niet meegenomen, maar kunt met je smartphone van de zaak óók bij alle systemen om jouw gesprek te verwerken. Via Google Chat deel je je gespreksverslag die je zojuist in Google Docs hebt gemaakt met je Sales Director.
13:00 – Na je lunch open je je laptop en kom je erachter dat je het wachtwoord van je laptop bent vergeten. Gelukkig heb je de ICT support onder je sneltoets, en helpen zij je snel weer op weg.
13:30 – Je controleert in je Google Workspace agenda de beschikbaarheid van je Inside-Sales collega en vraagt aan haar of ze tijd heeft om een nieuwe lead op te volgen.
14:00 – Jullie vergaderen de middag en werken samen een offerte uit. Aan het eind van de dag bel je de nieuwe lead en neem je de offerte via Google Meet samen door.
18:40 – Je ziet tijdens het avondeten nog net een mailtje binnenkomen dat de klant de offerte digitaal heeft ondertekend. Tijd voor een biertje.

Zoals je kunt lezen is het faciliteren van een hybride werkplek afhankelijk van zowel je digitale- als fysieke werkplek. Daarnaast is het belangrijk dat er binnen je organisatie duidelijke afspraken zijn gemaakt over thuiswerken. Met goede ICT voorzieningen bespaar je kosten  en zorg je voor een verbeterde samenwerking.

Faciliteer jij al Hybride werken voor jouw medewerkers?

Bij Cloudcarrier verzorgen wij dé werkplek waar jij echt blij van wordt. Hoe die werkplek eruit ziet legt de oprichter van Cloudcarrier Michael Linszen uit in de video hiernaast.

Wil jij ook een werkplek voor je collega’s of personeel faciliteren waarin het hybride werken echt wordt omarmd? Bel met 088 25 22 010 of vul het contact formulier in. Wij helpen je graag verder met al je vragen!