Google Meet gebruiken voor video vergaderingen

De afgelopen twee maanden is voor veel bedrijven een enorme schakeling geweest. We zijn met z’n allen massaal gaan thuiswerken, met alle gevolgen van dien. Bij ons is dat niet anders geweest. Wij zelf, maar ook onze klanten, waren op zoek naar een nieuwe weg in het dagelijkse werk. Hoe houd ik contact met mijn collega’s? En wanneer kan ik ze storen? Allemaal vragen die we voor Corona niet hebben gehad.

Ondertussen hebben we, samen met onze klanten, het thuis- en op afstand werken aardig onder de knie, en willen we onze tips & tricks maar al te graag delen.

Wij gebruiken voor het vergaderen op afstand Google Meet. Hiermee kun je heel gemakkelijk een videovergadering starten, en kan iedereen met een computer, telefoon of tablet deelnemen aan de videovergadering. Iedereen binnen en buiten je organisatie kan deelnemen via een link. Heb je Google G Suite? Dan kun je zelfs tot 250 deelnemers in één vergadering toevoegen.

Google Meet in de tegel layout gebruiken

Standaard zal Google Meet zelf de weergave van jou en je deelnemers kiezen. Maar de meestgebruikte weergave genaamd “Tegels” (ofwel “Tiles”) kan ook afgedwongen worden. Zo zie je alle deelnemers tegelijkertijd, met een maximum van 16 deelnemers. Meer weten hoe je die weergave aanpast? Kijk dan hier: https://support.google.com/meet/answer/9292748?hl=nl

Hoe doe ik dat nou, dagelijks videovergaderen?

Bij Cloudcarrier hebben we ondertussen een standaard werkwijze die we aanhouden in het op afstand werken. Natuurlijk werkt dit in jouw organisatie misschien niet zo goed, maar dit is wat voor ons het meest efficiënt werkt

Een aantal vuistregels:

  • Een videovergadering via Google Meet kan dan wel met 250 mensen tegelijkertijd, maar hierin kan je niet goed overleggen. Hanteer per overleg een maximum van 10 mensen die tegelijkertijd deelnemen. Heb je een grotere groep? Deel de vergadering op in kleinere sub-vergaderingen, of demp het geluid van collega’s die geen inspraak nodig hebben in de vergadering
  • Zorg ervoor dat je tijdens een vergadering in een rustige ruimte zit met weinig achtergrondgeluid. Zet muziek dus uit, of zet eventueel een koptelefoon met geïntegreerde microfoon op.
  • Laat elkaar uitpraten. Door de kleine vertraging in je spraak praat je snel door elkaar. Wijs anders zo nodig een gespreksleider aan die mensen de beurt geeft.
  • Weet je van tevoren al dat je een meeting met een collega nodig hebt om iets door te nemen? Plan dit dan van tevoren in en probeer dit niet spontaan te starten. Misschien zit je collega net ergens middenin en stoor je diegene in zijn werk.

Dagindeling

8:30: We beginnen iedere ochtend met een Google Meet om de dag door te nemen, of kort te socializen. Ook dit laatste is heel belangrijk. Je dagelijkse momentje bij het koffiezetapparaat vervalt, dus neem deze tijd gerust als je hier behoefte aan hebt. Aan het eind van deze meeting ben je op de hoogte van wat jij en je collega’s gaan doen. Spreek eventueel oplevermomenten of losse vergaderingen door de dag in om het werk met elkaar door te nemen.
12:00 – 14:00: Doordat je op afstand werkt neem je waarschijnlijk niet samen pauze. Misschien houdt je helemaal geen pauze. Zorg ervoor dat je ergens in de middag bewust van je werkplek wegloopt en een moment voor jezelf neemt waarin je niet werkt. Geef dit ook door aan je directe collega’s, zodat zij op de hoogte zijn dat je niet beschikbaar bent. Laat het uiteraard ook weer even weten als je weer achter je bureau zit.
17:00 – 17:30: We eindigen de dag weer met een gezamenlijke meeting. Zo kun je eventuele korte opmerkingen of vragen nog met je collega doornemen, of nog even de dag doornemen. Uiteraard kun je hier weer een sociaal momentje van maken.

Zo zorg je ervoor dat jij en je collega’s efficiënt met elkaar vergaderen. Heb jij nog tips in het werken met videovergaderingen? Laat het ons weten via [email protected].

Thuiswerken en toch vergaderen?

Korte uitleg wat de mogelijkheden zijn van Google Meet en het thuiswerken tijdens de corona crisis? Michael heeft hierover een korte video gemaakt waarin de mogelijkheden van Google Meet (o.a. onderdeel van Google G Suite) worden uitgelegd.

Google Meet vergadering inplannen

In deze video legt Michael je uit hoe je via Google Meet een vergadering kan inplannen.