13 Google Meet tips voor betere videovergaderingen

Online vergaderen is niet meer weg te denken uit de manier waarop we vandaag de dag werken. Steeds vaker spreken we af met klanten door middel van video calls en onderhouden we online contact met onze collega’s die thuiswerken. 

Google Meet is makkelijk te gebruiken. De meeste functionaliteiten zullen geen geheim voor je zijn. Toch willen we er zeker van zijn dat je het maximale uit je videovergadering haalt! 

In dit artikel hebben we 13 tips voor je op een rijtje gezet om meer uit je online vergadering te halen. Ook als gevorderde gebruiker vind je hier nog wel een handige tip, dus lees vooral verder.

Tip 1: Start een vergadering in je browser

De eerste tip toont meteen het gebruiksgemak van Google Meet aan. Je start een nieuwe videovergadering door meet.new in te typen in je browser.

Vervolgens kun je met één druk op de knop anderen uitnodigen of de link van de vergadering versturen via bijvoorbeeld mail of Google Chat. Simpel toch?
Dit werkt overigens ook voor docs.new, sheets.new & slides.new.

Tip 2: Zorg voor goed beeld en geluid

Niks is zo vervelend als in een vergadering komen terwijl je slecht beeld of geluid hebt. Die eerste indruk kun je immers maar één keer maken. Daarom kom je voor de vergadering eerst terecht in wat Google de “green room” noemt.

De green room geeft je de gelegenheid om je beeld – en geluidsinstellingen te checken voordat je daadwerkelijk deelneemt aan de vergadering. Zo weet je zeker dat je goed voor de dag komt en hoorbaar aan de vergadering begint.

Tip 3: Stel je eigen achtergrond in

Via ‘instellingen’ kun je heel makkelijk je achtergrond veranderen. Zo kan je je achtergrond bijvoorbeeld blurren (vervagen) maar zijn er ook tal van standaard beschikbare achtergronden die je kunt instellen. Van een strand op een tropisch eiland switch je naar een Japans restaurant. Heb je liever een bloementuin op de achtergrond dan kan dat ook. 

Tip 4: Verander de lay out van een vergadering

In een vergadering met meerdere mensen kun je de lay-out op een aantal manieren aanpassen. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om de hele tijd alle deelnemers te zien, ook als ze niet aan het woord zijn. Zie je liever alleen de persoon die spreekt, dan kun je dat  ook instellen.

Tip 5: Overzicht kwijt? Pin de belangrijkste sprekers vast!

Als je in een meeting met veel mensen tegelijk zit kan het soms lastig zijn om te blijven focussen op de persoon die aan het woord is. Als je de focus wilt leggen op een specifiek persoon dan kun je deze ‘vastpinnen’ op je scherm. Hierdoor blijft deze persoon altijd prominent in je scherm. Dit doe je met het ‘punaise-icoontje’ als je over de video van een persoon zweeft.

Deze functie is bijvoorbeeld handig als er meerdere personen zijn die een gesprek leiden, bijvoorbeeld tijdens een gezamenlijke presentatie. 

Tip 6: Neem je Google Meet vergadering op om later terug te kijken

Zijn er collega’s die een vergadering missen? Of wil je een gesprek nog eens op je gemak terug luisteren? Geen zorgen. Je kunt een Google Meet videocall opnemen. Na de vergadering krijg je je opgenomen vergadering via de mail toegestuurd en kun je hem op ieder moment nog een keer bekijken of naar een collega sturen. 

Kan ieder gesprek dan zomaar worden opgenomen? Nee, dat niet. Bij gebruik van de ‘opname functie’ krijgt iedere deelnemer het verzoek om toestemming te geven voor een opname. Als één van de deelnemers geen akkoord geeft, wordt de vergadering niet opgenomen. Deze functionaliteit is enkel beschikbaar vanaf de Google Workspace Business Standard licentie of hoger.

Tip 7: Deel je scherm

Wil je iets laten zien aan je deelnemers? Dan kun je eenvoudig je scherm delen zodat alle deelnemers zien wat jij op je scherm ziet. Handig als je een presentatie wilt geven of bijvoorbeeld foto’s en filmpjes wilt laten zien die je hebt gemaakt. Dit doe je met het “Nu-presenteren”-icoon:

Je kunt ook documenten zoals Google Sheets of Google Docs delen. Je kunt zelfs het videogesprek naar je Google Doc of Sheet halen, om zo vanaf één scherm te werken. Geen gedoe met het heen en weer sturen van documenten meer na een vergadering. Wil je een video aan je deelnemers laten zien? Gebruik dan het delen van “Een tabblad”. Hiermee krijgen deelnemers de beste videokwaliteit te zien.

Tip 8: Gebruik een whiteboard (Jamboard) in Google Meet

Met Jamboard breng jij je creatieve ideeen op een enorm flexibel canvas. Het is daarom niet meer dan logisch dat het Jamboard te gebruiken is tijdens een Google Meet vergadering.

Via de “Activiteiten-knop” in Google Meet voeg je direct een Jamboard toe aan Google Meet. Net als een whiteboard kun je tekeningen maken maar je kunt er ook foto’s opzetten om bijvoorbeeld te markeren welke wijzigingen er zouden moeten plaatsvinden. 

Wil je het Jamboard gebruiken net zoals je met een echt whiteboard zou doen. Kijk dan eens naar onze Series One Google Meet Hardware zoals de Desk 27 of Board 65.

Google Meet Series One Board 65-inch

Deze Google Meet oplossing biedt een all-in-one Google Meet oplossing, zodat je  een ruimte extreem gemakkelijk kan voorzien van een professionele vergaderoplossing.

Tip 9: Zet ondertiteling aan in vergaderingen

Deze tip is vooral handig als andere deelnemers niet goed verstaanbaar zijn of je behoefte hebt aan een vertaling. Google Meet heeft namelijk een functie ingebouwd die automatisch ondertiteling genereert als iemand spreekt. 

Ondertiteling is sinds kort ook in het Nederlands beschikbaar. Dit is nog wel een beta-functie.

Automatisch vertalen van ondertiteling werkt alleen nog in vergaderingen waarin Engels wordt gesproken. Google Meet kan Engels gesproken tekst vertalen in het Frans, Duits, Portugees en Spaans. 

Tip 10: Voeg een Google Meet toe in je afspraak 

Wil je een digitale afspraak maken met iemand? Bij het inplannen van je afspraak in Google Agenda heb je standaard de optie iemand uit te nodigen voor een Google Meet videogesprek. De link naar de online vergaderruimte wordt zo automatisch vastgelegd in de afspraak. In tegenstelling tot de meeste videovergadering-oplossingen is Google Meet zonder applicatie beschikbaar. Iedereen kan dus zonder problemen direct aan een Google Meet deelnemen.

Tip 11: Verbeter videokwaliteit van je Google Meet 

Google kan de videokwaliteit tijdens een gesprek automatisch aanpassen. Mocht jij of jouw gesprekspartner toch een keer een wat zwakkere verbinding hebben dan heb je de mogelijkheid om ook handmatig aanpassingen te doen in de videokwaliteit. 

Je kunt handmatig zowel de inkomende als uitgaande videokwaliteit instellen. Je kunt voor uitgaande videobeelden kiezen om 720p, 360p of 180p te verzenden en voor inkomende videobeelden kiezen voor 720p, 360p van alle deelnemers of 360p één video tegelijk. Als je wilt kun je de camera ook helemaal uitzetten en alleen naar inkomende audio luisteren. 

Tip 12: Creëer interactiviteit met je mede sprekers

Naast de optie om een whiteboard (Jamboard) aan een videovergadering toe te voegen, zijn er nog veel meer opties om interactie te hebben met je publiek.

Zo kun je met Breakoutruimtes alle deelnemers opdelen in kleine groepjes voor groepsopdrachten, vraag je om te stemmen op verschillende stellingen van de deelnemers met de Polls functie, en kunnen deelnemers (anoniem) met “Vraag en antwoord” direct vragen stellen als de presentator.

Tip 13: Ontvang een samenvatting van je gesprek 

De laatste Google Meet tip is er misschien eentje die je nog niet kende? Er komt een hoop informatie op je af in vergaderingen. Als je tip 6 hebt gebruikt, heb je ervoor gezorgd dat je vergaderingen altijd terug kunt kijken om niks te missen, maar deze functionaliteit gaat nog een stapje verder. 

Door de ‘transcribe functie’ te gebruiken tijdens een Google Meet vergadering krijg je na afloop een geschreven transcript van alles wat er gezegd is. Woord voor woord de hele vergadering op papier. 

Alhoewel dit misschien wel de tofste functie is van Google Meet, is deze functie (helaas) alleen nog maar beschikbaar als er Engels gesproken wordt.